Cómo planificar y organizar la fiesta o cena de Navidad en tu empresa

Planificar y organizar una fiesta de Navidad puede requerir mucho esfuerzo. Para que la fiesta de Navidad transcurra sin problemas, es necesaria una buena planificación y organización. Te ofrecemos ahora los consejos más importantes para que la fiesta de Navidad sea un éxito.

Determinar el grupo de participantes

El primer paso debería ser aclarar para quién organizas la fiesta de Navidad. ¿A quién se debe invitar? Esto es importante para tener una idea del carácter y la estructura de la fiesta de Navidad, determinar el número de invitados, participantes o empleados y calcular un presupuesto per cápita.

Tienes varias opciones a la hora de determinar el grupo de participantes: solo puedes celebrar con tus empleados actuales o también puedes invitar a ex empleados. Si a tus empleados se les permite traer a sus parejas e hijos, debes asegurarte de que la fiesta de Navidad sea familiar.

También puedes invitar a socios, clientes o representantes de la prensa a tu fiesta de Navidad. Esto puede tener un impacto positivo en tus contactos comerciales. Sin embargo, tus empleados pueden perder el carácter de una reunión acogedora y la fiesta de Navidad se convierte en un evento obligatorio.

Calcula el presupuesto para la fiesta de Navidad

El presupuesto es uno de los puntos de planificación más importantes. Sólo con un presupuesto concreto podrás estimar las dimensiones de precio en las que podrás organizar tu fiesta de Navidad. La cantidad de recursos financieros disponibles suele depender del grupo de participantes.

En general, no se debe establecer un presupuesto demasiado bajo para poder cubrir gastos imprevistos en caso de emergencia. Con el número especificado de participantes, se puede determinar el presupuesto per cápita. Dado que muchos elementos del evento tienen un precio por persona, un presupuesto per cápita te facilita el cálculo.

Convoca un equipo para organizar la fiesta de Navidad

Una vez que hayas decidido el presupuesto, podrás empezar a organizar la fiesta de Navidad propiamente dicha. Aclara quién asumirá esta tarea. Aquí hay varias opciones: puedes contratar a una sola persona, formar un comité organizador o contratar una agencia externa.

Cada solución tiene ventajas y desventajas. Si tus empleados participan en la organización, esto inmoviliza sus recursos de tiempo y los colegas afectados tienen menos posibilidades de participar en el día a día. Una agencia externa provoca mayores costos. Al comienzo de la fase de organización, considera qué proveedores de servicios adicionales deberías contratar para tareas posteriores, por ejemplo fotógrafos o floristas.

Programa una cita

Para poder encontrar a tiempo un lugar adecuado, conviene fijar la fecha de la fiesta de Navidad con suficiente antelación. Debes asegurarte de no seleccionar un día festivo, ya que los empleados normalmente ya tienen actividades privadas planeadas para estos días.

En general, depende de lo pronunciado que deba ser el ambiente navideño en la fiesta de Navidad. Por lo tanto, no es adecuado elegir un mes laboral especialmente estresante. Para muchas empresas, el día a día florece durante la temporada navideña y los empleados suelen tener obligaciones privadas. Por lo tanto, pospón tu fiesta de Navidad para los meses anteriores o posteriores a diciembre.

El día de la semana juega un papel importante a la hora de determinar la fecha. Para muchas empresas, el jueves es popular porque la semana laboral casi ha terminado. Los viernes o sábados, en cambio, son propicios para una celebración más exuberante y con aires de fiesta.

Encuentra un lugar adecuado para la fiesta de Navidad

Tienes varias opciones a la hora de elegir el lugar: Puedes celebrarla en tu empresa, aunque dependiendo del tamaño de la fiesta de Navidad, incluso una celebración interna supondrá costes, como la organización del catering. Por otro lado, una ubicación fuera de tu empresa ofrece más variedad.

Para encontrar el lugar correcto, se deben determinar de antemano varios criterios. El lugar deberá tener la capacidad necesaria para el número previsto de participantes. Infórmate sobre el equipamiento técnico y las butacas del lugar. Dependiendo del programa de tu fiesta de Navidad, tendrás que pensar en distintos componentes, como la tecnología de iluminación y sonido, y las mesas y sillas adecuadas.

También presta atención a la ubicación del lugar. Una ubicación central es una ventaja para vuestro momento de ocio. Sin embargo, si prefieres un lugar remoto e idílico, deberías organizar paseos para tus invitados. Asegúrate también de que haya suficientes plazas de aparcamiento. Deberás organizar alojamiento para los invitados que viajen desde lugares lejanos.

Es conveniente, tal y cómo nos indican los profesionales de eventos del Grupo Concerto, preguntar a los invitados qué tipo de música desean escuchar, a qué discoteca les gustaría ir o qué tipo de actividades adicionales les gustaría hacer. Es fundamental que todos se sientan a gusto, por lo que si los gustos son variados, se pueden hacer actividades diferentes o que se facilite un repertorio musical variado (no solo música que esté de moda). Por ejemplo, si los invitados o empleados suelen tener más de 40 años, seguramente disfruten más con música rock o techno que con reguetón.

Obtén cotizaciones de catering

Paralelamente a la búsqueda del lugar adecuado para tu evento, podrás informarte sobre las primeras ofertas de catering. Muchos lugares tienen una cocina interna o un socio de catering permanente que puede utilizar para tu evento. Si este no es el caso, necesitarás una empresa de catering externa.

Para encontrar un menú adecuado, debes informarte de antemano sobre las preferencias culinarias y las posibles intolerancias de tus empleados. Un buen catering sabe cómo afrontar las peticiones especiales y las intolerancias. Con asientos fijos, podrás elegir entre un buffet y un menú fijo.

Con la oferta de bebidas como la barra libre, puedes pagar todas las bebidas de tus empleados o comprarles una bebida de bienvenida para que ellos mismos tengan que pagar las bebidas adicionales. Si eliges la primera opción, deberás negociar una tarifa fija para las bebidas con la empresa de catering.

Invitar a la fiesta de Navidad

Cuanto más grande sea la celebración, más temprano debes invitar. Puedes hacerlo enviando un correo electrónico para guardar la fecha aproximadamente diez semanas antes de la celebración. La invitación en sí se enviará aproximadamente tres semanas antes de la celebración. Para empresas pequeñas o si la fiesta de Navidad se limita a un número manejable de participantes, es suficiente enviar la invitación en carta o con un Whatsapp aproximadamente seis o cinco semanas antes de la fiesta de Navidad. El hecho de enviar una invitación impresa o un correo electrónico depende de tu presupuesto y del número de invitados. Ambas cosas son posibles para tus empleados. Debes enviar a los invitados externos una invitación impresa.

La invitación incluye la hora exacta de la fiesta de Navidad, indicando el día de la semana, la hora y la duración prevista. Proporciona la dirección exacta donde se llevará a cabo el evento, con indicaciones y consejos sobre cómo llegar si es necesario. En la invitación puedes mencionar características especiales como el programa, un código de vestimenta o un servicio específico. Pregunta también sobre los deseos de los invitados en cuanto a preferencias culinarias e intolerancias alimentarias.

En la invitación, escribe cuándo deseas recibir comentarios o registrarse y de qué forma debe realizarse.

Lista de verificación para organizar tu cena o fiesta de Navidad de empresa

¿Has pensado en todo a la hora de planificar y organizar tu fiesta de Navidad? Te indicamos una lista de verificación para que no se te olvide nada:

  • Determinar el círculo de participantes para la fiesta de Navidad.
  • Calcular presupuesto.
  • Decidir contratar un equipo de organización interno o externo.
  • Si es necesario: entregar subtareas a proveedores de servicios externos.
  • Convocar equipo organizador.
  • Informar al equipo de organización, comunicar el monto del presupuesto y las ideas concretas.
  • Realizar la previsión comercial diaria para los meses de invierno.
  • Buscar ubicaciones que se ajusten al estilo deseado de fiesta navideña.
  • Informarse sobre el equipamiento técnico, asientos, personal, opciones de aparcamiento, costes y condiciones de reserva del lugar.
  • Visitar varios lugares.
  • Preguntar a los invitados preferencias de ocio (discoteca, chill out, sala vip, actividades de aventura…).
  • Alquilar un lugar adecuado.
  • Hacer la cita concertada o reserva.
  • Si es necesario: alquilar u organizar coche compartido concertado para los invitados.
  • Si es necesario: Reservar alojamiento organizado para los invitados.
  • Enviar invitaciones, posiblemente con una nota para guardar la fecha de antemano.
  • Iniciar encuesta sobre preferencias e intolerancias culinarias de los huéspedes.
  • Evaluar los resultados de la encuesta sobre preferencias e intolerancias culinarias.
  • Informar sobre las ofertas de catering del lugar.
  • Si es necesario: investigar ofertas de catering de proveedores de servicios externos.
  • Decidir por comida sentada, buffet o buffet volador.
  • Verificar el conjunto de oferta de bebidas.
  • Negociar una tarifa fija para las bebidas con la empresa de catering.
  • Informar a los participantes e invitados mediante invitaciones.
  • Solicitar confirmación de asistencia o no.
  • Lista de registro creada.

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